Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit
Die Nutzung eines Firmenwagens für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit kann statt mit der monatlichen Pauschale auch einzeln bewertet werden.
Wenn für einen Firmenwagen kein Fahrtenbuch geführt wird, muss der Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte pro Monat einen geldwerten Vorteil von 0,03 % des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte versteuern. Grundlage ist dabei die kürzeste benutzbare Straßenverbindung, die auf den nächsten vollen Kilometer abzurunden ist. Die 0,03 %-Regelung ist unabhängig von der 1 %-Regelung, wenn der Firmenwagen ausschließlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit zur Verfügung steht.
Fährt der Arbeitnehmer abwechselnd von der ersten Tätigkeitsstätte zu verschiedenen Wohnungen, ist bei der 0,03 %-Regelung die Entfernung zur näher gelegenen Wohnung anzusetzen. Für jede Fahrt von und zur weiter entfernten Wohnung kommt ein geldwerter Vorteil von 0,002 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer über der Distanz zwischen Arbeit und näher gelegener Wohnung hinzu.
An der Höhe des geldwerten Vorteils ändert sich übrigens nichts, wenn der Arbeitnehmer an einem Arbeitstag mehrmals den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem Dienstwagen zurücklegt. Umgekehrt ist der Zuschlag auch bei zeitweiser Abwesenheit in jedem Kalendermonat mit 0,03 % des Listenpreises für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und Arbeit anzusetzen. Ein durch Urlaub oder Krankheit bedingter Nutzungsausfall ist in der Höhe der Pauschale berücksichtigt.
Der Bundesfinanzhof und die Finanzverwaltung lassen jedoch eine Alternative zur Pauschalierungsregelung zu. Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch eine aufs Kalenderjahr bezogene Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten möglich. Dabei sind für jede Fahrt 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte als geldwerter Vorteil zu versteuern. Die Einzelbewertung ist auf 180 Tage pro Kalenderjahr beschränkt, denn dann ist derselbe geldwerte Vorteil erreicht wie beim monatlichen Ansatz mit 0,03 % des Listenpreises. Wird die Einzelbewertung angewandt, führen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit daher ab dem 181. Tag im Kalenderjahr nicht mehr zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Eine monatliche Be-grenzung auf 15 Fahrten ist bei der Einzelbewertung ausgeschlossen.
Für die Einzelbewertung muss der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber jeden Monat fahrzeugbezogen schriftlich erklären, an welchen Tagen er den Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeits-stätte genutzt hat. Die Angabe der Anzahl der Tage reicht nicht aus, notwendig sind die einzelnen Tage mit Da-tumsangabe. Es sind jedoch keine Angaben dazu notwendig, wie der Arbeitnehmer an den anderen Arbeitstagen zur Arbeit gelangt ist. Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer den Firmenwagen mehrmals für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit benutzt, sind bei der Einzelbewertung nur einmal zu erfassen.
Der Arbeitgeber muss die Erklärungen des Arbeitnehmers als Belege zum Lohnkonto aufbewahren und den Lohnsteuerabzug gemäß den Erklärungen des Arbeitnehmers durchführen, sofern der Arbeitnehmer nicht erkennbar unrichtige Angaben macht. Für den Arbeitgeber folgen daraus jedoch keine Ermittlungspflichten. Es ist aus Vereinfachungsgründen zulässig, für den Lohnsteuerabzug jeweils die Erklärung des Vormonats zugrunde zu legen.
Bei der Lohnsteuerpauschalierung ist im Falle der Einzelbewertung die tatsächliche Zahl der Fahrten aus den Angaben des Arbeitnehmers anzusetzen. Die Vereinfachungsregelung, dass nur an 15 Arbeitstagen von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeit ausgegangen werden kann, ist bei der Pauschalierung im Fall der Einzelbewertung nicht anzuwenden.
Im Lohnsteuerabzugsverfahren ist der Arbeitgeber ab 2019 auf Verlangen des Arbeitnehmers zur Einzelbewertung der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte verpflichtet, wenn sich aus dem Arbeitsvertrag oder einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage nichts anderes ergibt. Allerdings sind dann die Angaben des Arbeitnehmers zu den tatsächlichen Fahrten zusätzliche Voraussetzung. Für 2018 darf der Arbeitgeber auch gegen den Willen des Arbeitnehmers noch generell die 0,03 %-Regelung anwenden. In jedem Fall muss der Arbeitgeber die 0,03 %-Regelung oder die Einzelbewertung im Kalenderjahr für alle dem Arbeitnehmer überlassenen Firmenwagen einheitlich anwenden. Die Methode darf also während des Kalenderjahres nicht gewechselt werden.
Im Rahmen seiner privaten Steuererklärung ist der Arbeitnehmer nicht an die beim Lohnsteuerabzug angewandte 0,03 %-Regelung gebunden und kann für das gesamte Kalenderjahr einheitlich zur Einzelbewertung wechseln. Dazu muss der Arbeitnehmer dem Finanzamt fahrzeugbezogen darlegen, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er den Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat. Zudem muss er durch ge-eignete Belege glaubhaft machen, dass und in welcher Höhe der Arbeitgeber den Zuschlag mit 0,03 % des Listenpreises ermittelt und versteuert hat. Dafür kommen beispielsweise eine Gehaltsabrechnung, die die Besteuerung des Zuschlags erkennen lässt, oder eine Bescheinigung des Arbeitgebers in Frage.